Gestion d’une Boutique en Ligne au quotidien

29 Avril 2021

 

Coucou, aujourd’hui on va parler productivité et comment gérer sa boutique en ligne au quotidien ? Car tout gérer lorsqu’on pilote un site e-commerce, ce n’est pas simple ! Je te fais part de mon expérience et de mes conseils en la matière.

 Alors pour rappel, j’ai géré pendant plus de 3 ans plusieurs boutiques en ligne d’un grand groupe textile à l’échelle européenne. Et il faut se le dire, ce n’est pas simple car il faut être multi-tâches et passer du stratégique à l’opérationnel et vice versa. Et c’est encore plus le cas lorsque l’on commence et qu’on est seul à bord de son site e-commerce …

Je vais te proposer un planning type et vraiment je te conseille de gérer ta boutique en ligne à la semaine …. je m’explique, il va falloir t’allouer des plages horaires (et t’y tenir) pour gérer tout ce que tu as à faire et pour le bon fonctionnement de ton site e-commerce.

L’idée est de s’accorder des plages horaires à l’avance pour “batcher” les différentes tâches à effectuer.

 

Lundi matin : planifier sa semaine d’E-commerçant

Tu commences par ouvrir ton outil d’analytics et tu regardes tes ventes et ton trafic du week-end et de la semaine passée.

Tu fais ensuite une réunion avec tes collaborateurs (ou alors toi-même si tu es seul) pour passer en revue ta TO DO list de la semaine (pas du jour !) et ce que chacun doit à effectuer comme mission. Cette réunion c’est 1 heure maxi : ça impose d’être synthétique et d’aller à l’essentiel.

Ensuite, tu vas gérer tes réclamations et messages clients du week-end, il est possible que tu en aies plein, donc réponds leur rapidement.

Tu vas ensuite gérer ton pinterest : épingler ton contenu et celui de tes partenaires pendant 30 minutes

Puis au tour d’instagram : interactions avec les instagrameurs : on répond aux commentaires, DM, on souhaite la bienvenu aux nouveaux abonnés, on crée de l’interaction avec des comptes …

Pause Déjeuner

Lundi après-midi : Stratégie & opérationnel

Tu as une plage de 2 heures pour planifier la stratégie de ton site :

  • Etablir ton planning éditorial du mois
  • Créer une collection
  • Négocier avec les fournisseurs
  • RDV client
  • Shooting photo
  • Etc …

Tu peux ensuite préparer tes colis des commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, tu peux à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à tes réseaux sociaux.

 

Mardi matin : Opérationnel & Rédaction blog

On jette un œil à ses chiffres de la veille pendant 30 mn

On répond aux e-mails et messages clients pendant 30 mn/ 1 heure

Je t’invite à établir un blog sur ton site marchand (non promis je ne suis pas restée coincée dans les années 2000 😉). Je t’explique pourquoi c’est intéressant de mettre un blog à ta boutique en ligne.

Une fois ton article rédigé, tu prévoies bien évidemment sa publication pour la semaine d’après et également prévoies de promouvoir ton article via tes réseaux dans des posts, stories et épingles.

Fin de matinée consacrée aux interactions sociales des réseaux sociaux :

Tu vas ensuite gérer ton pinterest : épingler ton contenu et celui de tes partenaires pendant 30 minutes

Puis au tour d’instagram : interactions avec les instagrameurs : on répond aux commentaires, DM, on souhaite la bienvenu aux nouveaux abonnés, on crée de l’interaction avec des comptes …

Pause déjeuner

Mardi après-midi : Stratégie & opérationnel

Tu as une plage de 2 heures à nouveau pour planifier la stratégie/ activité de ton site, pour rappel, voici quelques exemple de réunions/ tâches :

  • Etablir ton planning éditorial du mois
  • Créer une collection
  • RDV fournisseurs/ partenaires
  • Shooting photo
  • Gestion Boutique en ligne
  • Comptabilité
  • Etc …

Préparation de l’envoi des commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, tu peux à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à tes réseaux sociaux.

 

Mercredi Matin : Création de la communication

On jette un œil à ses chiffres de la veille pendant 30 mn

On répond aux e-mails et messages clients pendant 1 heure

On crée les posts instagram/ pinterest et autres pendant cette matinée pour la semaine suivante en mode batching.

Fin de matinée consacrée aux interactions sociales des réseaux sociaux pendant une heure (détail voir plage lundi matin)

Pause Déjeuner

Mercredi après-midi : Stratégie & opérationnel

Tu as une plage de 2 heures pour planifier la stratégie de ton site (voir exemple du lundi & mardi pm)

Préparation des commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, tu peux à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à tes réseaux sociaux.

 

Jeudi matin : Opérationnel & Planification de la communication

Toujours pareil, on regarde les chiffres de veille et on réponds aux e-mails et messages des clients pendant 1 heure.

Ensuite on planifie les posts instagram/ pinterest avec les outils comme facebook creator studio ou Tailwind et autres pendant cette matinée pour la semaine suivante.

Pause Déjeuner

Jeudi après-midi : Stratégie et opérationnel

Plage de 2 heures pour planifier la stratégie/ activité de ton site (voir détail plage lundi pm)

Tu peux ensuite préparer les commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, tu peux à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à tes réseaux sociaux.

 

Vendredi matin : Analyse du Business

Toujours pareil, on regarde les chiffres de veille et on réponds aux e-mails et messages des clients pendant 1 heure.

Ensuite on consacre une bonne heure (voir plus si nécessaire) à l’analyse des KPI (Indicateurs Clés de la Performance) en regardant Google Analytics :

  • D’où viennent les visiteurs
  • Est-ce que les visiteurs de mon site achètent ou pas ?
  • Qui sont mes visiteurs/ clients ?
  • Quelles optimisations puis-je programmer pour booster mes ventes ?
  • Analyser les différentes astuces mises en place (toujours mesurer pour savoir ce qui marchent et ce qui ne marchent pas !)
  • Y-a-t-il des fuites dans mon tunnels de vente ? Si oui pourquoi ?
  • etc etc etc …

Puis tu établies des stratégies à mettre en place les semaines suivantes.

Une fois tous les 15 jours ou une fois par mois, tu organises une réunion d’animation. Ce point animation que tu vas faire avec ton équipe (ou en tête à tête avec toi-même) va te permettre de planifier des actions stratégiques pour vendre mieux et pour ça il faut animer ton site. Si tu ne vois pas ce que c’est, je t’invite à lire mon article sur l’animation d’une boutique en ligne.

Pause Déjeuner

Vendredi après-midi : Stratégie & opérationnel

Plage de 2 heures pour planifier la stratégie/ activité de ton site (voir détail plage lundi pm)

Tu peux ensuite préparer les commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, tu peux à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à tes réseaux sociaux.

 

Batching de tâches

Lorsqu’on réalise du batching de tâche, on est beaucoup plus rapide et productif que si on fait au fur et à mesure. Car “batcher” c’est préparer toutes les tâches en mode “industriel” pour faire en masse et ça c’est le secret de la productivité.

Plutôt que de faire un post instagram par ci et un shooting vidéo par là, tu planifies tous (je dis bien tous) tes besoins pour chaque pôle de tâches avec une préparation dans un fichier Excel (eh oui rien de tel qu’Excel – meilleur ami de l’e-commerçant !).

Exemple n° 1 : tu prépares la planification de tes posts insta pour la semaine d’après dans un fichier Excel avec texte et idée visuel. Tu réalises tous tes visuels d’un coup pour la semaine le mercredi matin et le jeudi matin, tu planifies tous tes posts et stories dans ton outil de prédilection (facebook creator studio ou tailwind).

Exemple n°2 : idem pour le shooting photo, tu te poses et notes tous tes besoins de photos & vidéos pour ton site et ta communication (produits packshot, produit porté, natures mortes, vidéos etc …) tu notes tous tes besoins dans un fichier Excel (eh oui toujours lui !) puis tu notes le titre du produit à shooter, les vues, le nom du fichier, la destination etc … Comme ça tu sais les produits que tu as à préparer pour le shooting, et le jour du shooting, ça dépote, tu sais quel visuel se nomme comment (ou le photographe si il y en a un) et ça va bien plus vite ! La préparation c’est un gain de temps assuré.

 

Tu l’as constaté, il y a des missions qui reviennent tous les jours comme les interactions sur les réseaux sociaux, la gestion du Customer Care, gestion des e-mails. Pour gagner du temps sur ces tâches qui peuvent être chronophages à la longue … réfléchis à comment tu pourrais automatiser tout ou partie de ces missions.

Par exemple, la gestion du Customer Care (ou service client si tu préfères), tu peux par exemple, établir des réponses pré-écrites sur les questions des clients qui reviennent très souvent. Ainsi tu peux copier/coller la réponse de ton fichier sur le support de réponse à ton client.

Tu peux également réaliser une FAQ (Foire aux Questions) avec les questions récurrentes sur ton site e-commerce, afin que les clients évitent de te contacter car ils n’ont pas trouvé la réponses à une de leurs questions sur le site. Après cela ne doit pas t’empêcher de garder le contact avec tes clients et prospects.

Mon conseil : évites d’avoir tout le temps ta boite e-mail et tes réseaux sociaux ouverts, et tiens -toi aux plages horaires pour répondre et faire ce que tu as à faire, car c’est ça qui va souvent te faire “perdre” du temps.

 

Créer des procédures pour les tâches à déléguer

Pour les tâches chronophages, je t’invite à établir des process dès le départ. C’est à dire à documenter ta façon de faire, ta façon de travailler. Ainsi, dès que tu sens que ton activité prends de l’ampleur (ou que tu en as marre de faire cette tâche) délègues-là à un free lance ou un stagiaire.

La procédure étant prête, ça n’en sera que plus rapide pour la passation que ce soit entre toi – e-commerçant avec ton nouveau collaborateur ou entre ton ancien collaborateur vers le nouveau, ou même avec ton nouveau partenaire (comme le logisticien par exemple).

Idem pour l’envoi des commandes, au début tu peux le faire toi-même mais dès que tu sens que ça devient trop lourd à gérer, n’hésites pas à faire appel à un logisticien.

Cette proposition de planning est juste une proposition, tu peux l’arranger à ta sauce, car chaque business est différent.

Trouver des Financements

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Animer ta Boutique en Ligne

Animer ton site e-commerce peut t’apporter beaucoup plus que ce tu ne penses, c’est bon pour tes visiteurs et également pour ton référencement.

Intégrer un Blog à ta Boutique en Ligne

Rédiger un blog pour ta boutique en ligne peut t’apporter énormément de choses, en plus des conseils pour tes clients, c’est une excellent source de trafic pour ton site.

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