Gestion d’une Boutique en Ligne au quotidien

Alors pour rappel, j’ai géré pendant plus de 3 ans plusieurs boutiques en ligne d’un grand groupe textile à l’échelle européenne. Et il faut se le dire, ce n’est pas simple car il faut être multi-tâches et passer du stratégique à l’opérationnel et vice versa. Et c’est encore plus le cas lorsque l’on commence et qu’on est seul à bord de son site e-commerce …

Je vais vous proposer un planning type et vraiment je vous conseille de gérer votre boutique en ligne à la semaine …. je m’explique, il va falloir vous allouer des plages horaires (et s’y tenir) pour gérer tout ce que vous avez à faire et pour le bon fonctionnement de votre site e-commerce.

L’idée est de s’accorder des plages horaires à l’avance pour “batcher” les différentes tâches à effectuer.

 

Lundi matin : planifier sa semaine d’E-commerçant

Vous commencez par ouvrir votre outil d’analytics et vous regardez les ventes et le trafic du week-end et de la semaine passée.

Vous faîtes ensuite une réunion avec vos collaborateurs (ou alors vous-même si vous êtes seul) pour passer en revue votre TO DO list de la semaine (pas du jour !) et ce que chacun doit à effectuer comme mission. Cette réunion c’est 1 heure maxi : ça impose d’être synthétique et d’aller à l’essentiel.

Ensuite, vous allez gérer vos réclamations et messages clients du week-end, il est possible que vous en ayez plein, donc répondez leur rapidement.

Vous allez ensuite gérer votre pinterest : épinglez votre contenu et celui de vos partenaires pendant 30 minutes

Puis au tour d’instagram : interactions avec les instagrameurs : on répond aux commentaires, DM, on souhaite la bienvenu aux nouveaux abonnés, on crée de l’interaction avec les nouveaux comptes …

Pause Déjeuner

Lundi après-midi : Stratégie & opérationnel

Vous avez une plage de 2 heures pour planifier la stratégie de votre site :

• Etablir votre planning éditorial du mois
• Créer une collection
• Négocier avec les fournisseurs
• RDV client
• Shooting photo
• Etc …

Vous pouvez ensuite préparer vos colis des commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, vous pouvez à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à vos réseaux sociaux.

 

Mardi matin : Opérationnel & Rédaction blog

On jette un œil à ses chiffres de la veille pendant 15/30 mn

On répond aux e-mails et messages clients pendant 30 mn/ 1 heure

Je vous invite à établir un blog sur votre site marchand (non promis je ne suis pas restée coincée dans les années 2000 😉). Je vous explique pourquoi c’est intéressant de mettre un blog à votre boutique en ligne.

Une fois votre article rédigé, vous prévoiez bien évidemment sa publication pour la semaine d’après et également prévoiez de promouvoir votre article via vos réseaux dans des posts, stories et épingles.

Fin de matinée consacrée aux interactions sociales des réseaux sociaux :

Vous allez ensuite gérer votre pinterest : épingler votre contenu et celui de vos partenaires pendant 30 minutes

Puis au tour d’instagram : interactions avec les instagrameurs : on répond aux commentaires, DM, on souhaite la bienvenu aux nouveaux abonnés, on crée de l’interaction avec des comptes …

Pause déjeuner

Mardi après-midi : Stratégie & opérationnel

Vous avez une plage de 2 heures à nouveau pour planifier la stratégie/ activité de votre site web, pour rappel, voici quelques exemple de réunions/ tâches :

• Etablir votre planning éditorial du mois
• Créer une collection
• RDV fournisseurs/ partenaires
• Shooting photo
• Gestion Boutique en ligne
• Comptabilité
• Etc …

Préparation de l’envoi des commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, vous pouvez à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à vos réseaux sociaux.

 

Mercredi Matin : Création de la communication

On jette un œil à ses chiffres de la veille pendant 30 mn

On répond aux e-mails et messages clients pendant 1 heure

On crée les posts instagram/ pinterest et autres pendant cette matinée pour la semaine suivante en mode batching.

Fin de matinée consacrée aux interactions sociales des réseaux sociaux pendant une heure (détail voir plage lundi matin)

Pause Déjeuner

Mercredi après-midi : Stratégie & opérationnel

Vous avez une plage de 2 heures pour planifier la stratégie de votre site (voir exemple du lundi & mardi pm)

Préparation des commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, vous pouvez à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à vos réseaux sociaux.

 

Jeudi matin : Opérationnel & Planification de la communication

Toujours pareil, on regarde les chiffres de veille et on réponds aux e-mails et messages des clients pendant 1 heure.

Ensuite on planifie les posts instagram/ pinterest avec les outils comme facebook creator studio ou Tailwind et autres pendant cette matinée pour la semaine suivante.

Pause Déjeuner

Jeudi après-midi : Stratégie et opérationnel

Plage de 2 heures pour planifier la stratégie/ activité de votre site (voir détail plage lundi pm)

Vous pouvez ensuite préparer les commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, vous pouvez à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à vos réseaux sociaux.

 

Vendredi matin : Analyse du Business

Toujours pareil, on regarde les chiffres de veille et on réponds aux e-mails et messages des clients pendant 1 heure.

Ensuite on consacre une bonne heure (voir plus si nécessaire) à l’analyse des KPIs (Indicateurs Clés de la Performance) en regardant Google Analytics :

• D’où viennent les visiteurs
• Est-ce que les visiteurs de mon site achètent ou pas ?
• Qui sont mes visiteurs/ clients ?
• Quelles optimisations puis-je programmer pour booster mes ventes ?
• Analyser les différentes astuces mises en place (toujours mesurer pour savoir ce qui marchent et ce qui ne marchent pas !)
• Y-a-t-il des fuites dans mon tunnels de vente ? Si oui pourquoi ?
• etc etc etc …

Puis vous établissez des stratégies à mettre en place pour les semaines suivantes.

Une fois tous les 15 jours ou une fois par mois, vous organisez une réunion d’animation. Ce point animation que vous allez faire avec votre équipe (ou en tête à tête avec toi-même) va vous permettre de planifier des actions stratégiques pour vendre mieux et pour ça il faut animer votre site. Si vous ne voyez pas ce que c’est, je vous invite à lire mon article sur l’animation d’une boutique en ligne.

Pause Déjeuner

Vendredi après-midi : Stratégie & opérationnel

Plage de 2 heures pour planifier la stratégie/ activité de votre site web (voir détail plage lundi pm)

Vous pouvez ensuite préparer les commandes du jour pendant 1 heure.

Une fois cette mission terminée, vous pouvez à nouveau consacrer 1 ou 2 heures à vos réseaux sociaux.

 

Batching de tâches

Lorsqu’on réalise du batching de tâche, on est beaucoup plus rapide et productif que si on fait au fur et à mesure. Car “batcher” c’est préparer toutes les tâches en mode “industriel” pour faire en masse et ça c’est le secret de la productivité.

Plutôt que de faire un post instagram par ci et un shooting vidéo par là, vous planifiez tous (je dis bien tous) vos besoins pour chaque pôle de tâches avec une préparation dans un fichier Excel (et oui rien de tel qu’Excel – meilleur ami de l’e-commerçant !).

Exemple n° 1 : vous préparez la planification de vos posts insta pour la semaine d’après dans un fichier Excel avec texte et idée visuel. Vous réalisez tous vos visuels d’un coup pour la semaine le mercredi matin et le jeudi matin, vous planifiez tous les posts et stories dans votre outil de prédilection (facebook creator studio ou tailwind).

Exemple n°2 : idem pour le shooting photo, vous vous posez et notez tous vos besoins de photos & vidéos pour votre site et votre communication (produits packshot, produit porté, natures mortes, vidéos etc …) vous notez tous les besoins dans un fichier Excel (eh oui toujours lui !) puis vous notez le titre du produit à shooter, les vues, le nom du fichier, la destination etc … Comme ça, vous savez les produits que vous avez à préparer pour le shooting, et le jour du shooting, ça dépote, vous savez quel visuel se nomme comment (ou le photographe s’il y en a un) et ça va bien plus vite ! La préparation c’est un gain de temps assuré.

 

Vous l’avez constaté, il y a des missions qui reviennent tous les jours comme les interactions sur les réseaux sociaux, la gestion du Customer Care, gestion des e-mails. Pour gagner du temps sur ces tâches qui peuvent être chronophages à la longue … réfléchissez à comment vous pourriez automatiser tout ou partie de ces missions.

Par exemple, la gestion du Customer Care (ou service client si vous préfèrez), vous pouvez par exemple, établir des réponses pré-écrites sur les questions des clients qui reviennent très souvent. Ainsi vous pouvez copier/coller la réponse de votre fichier sur le support de réponse à votre client.

Vous pouvez également réaliser une FAQ (Foire aux Questions) avec les questions récurrentes sur votre site e-commerce, afin que les clients évitent de vous contacter car ils n’ont pas trouvé la réponses à une de leurs questions sur le site. Après cela ne doit pas vous empêcher de garder le contact avec vos clients et prospects.

Mon conseil : évitez d’avoir tout le temps votre boite e-mail et vos réseaux sociaux ouverts, et tenez-vous aux plages horaires pour répondre et faire ce que vous avez à faire, car c’est ça qui va souvent vous faire “perdre” du temps.

 

Créer des procédures pour les tâches à déléguer

Pour les tâches chronophages, je vous invite à établir des process dès le départ. C’est à dire à documenter votre façon de faire, votre façon de travailler. Ainsi, dès que vous sentez que votre activité prends de l’ampleur (ou que vous en avez marre de faire cette tâche) délèguez-là à un free lance ou un stagiaire.

La procédure étant prête, ça n’en sera que plus rapide pour la passation que ce soit entre vous – ecommerçant – avec votre nouveau collaborateur ou entre votre ancien collaborateur vers le nouveau, ou même avec votre nouveau partenaire (comme le logisticien par exemple).

Idem pour l’envoi des commandes, au début vous pouvez le faire vous-même mais dès que vous sentez que ça devient trop lourd à gérer, n’hésitez pas à faire appel à un logisticien.

Cette proposition de planning est juste une proposition, vous pouvez l’arranger à votre sauce, car chaque business est différent.

Intégrer un Blog à votre Boutique en Ligne

Rédiger un blog pour votre boutique en ligne peut vous apporter énormément de choses, en plus des conseils pour vos clients, c’est une excellente source de trafic pour votre site internet.